Elektronische factureren: rechtsgeldig?

De voorwaarden om rechtsgeldig elektronisch te factureren zijn sedert 01-01-2013 in de Belgische BTW-wetgeving versoepeld.

De wetgever legt geen enkele techniek of formaat (meer) op: een eenvoudige mail met in bijlage de factuur (in pdf) volstaan.
De enige vereiste is dat de uitgever van de factuur het onmogelijk maakt om de inhoud en herkomst van de factuur te manipuleren na de uitgifte ervan.

De elektronische factuur heeft thans dezelfde juridische waarde als een papieren factuur.

EVENWEL is er één belangrijke voorwaarde waaraan dient voldaan bij het elektronisch factureren : de klant dient akkoord te gaan met deze werkwijze. Een klant kan aldus weigeren om een elektronische factuur te ontvangen en eisen dat de leverancier hem een papieren factuur overmaakt.

De (verplichte) aanvaarding van de elektronische factuur kan zowel impliciet als expliciet ; bvb. :

• indien de klant de elektronische factuur betaalt zonder protest ;
• indien de klant de betreffende mail met bijgevoegde factuur bevestigt of hierna nog emailverkeer daaromtrent voert ;
• doordat de klant een document (brief of contract) ondertekent waarin hij akkoord gaat om voortaan facturen elektronisch te ontvangen.

Een impliciet akkoord kan van de klant afgedwongen worden indien de leverancier in de algemene voorwaarden van de laatste papieren factuur vermeldt dat in de toekomst enkel nog elektronisch zal gefactureerd worden. Indien de klant de (eerste) elektronische factuur zonder protest betaalt, heeft hij zich impliciet akkoord verklaard met de toekomstige elektronische facturatie.